O património documental necessita de medidas de defesa que devem incluir a sua própria promoção, o incentivo da sua pesquisa e análise, classificação e inventariação, mas também o desenvolvimento da formação para o seu manuseamento e conservação.

Para que este processo seja levado a cabo de forma mais correta, instituições como as bibliotecas, arquivos, sociedades e museus, possuidores de serviços de documentação, tiveram e ainda continuam a ter um papel fundamental.

A biblioteca é vista como um organismo ou parte de uma organização cujo objetivo principal é organizar coleções, atualizá-las e facilitar, através de pessoal especializado, o acesso a documentos, que respondem às necessidades de informação, educação e lazer (citado por Marques, 2010, 31). As suas principais funções passam pela obtenção de publicações impressas, periódicos e até manuscritos, e gestão relativa ao acesso deste espólio através de técnicas específicas, como por exemplo a elaboração de índices e catálogos. Hoje em dia, a biblioteca é já vista como uma importante ponte de ligação entre o leitor e o conhecimento, devido ao aumento e à complexidade das fontes de informação disponíveis ao longo dos anos.

Atualmente, a diferença entre as funções exercidas pelas bibliotecas e os museus relativamente ao tratamento, divulgação e acesso da informação é bastante ténue. Assim é fácil perceber que a ligação entre ambos se tenha criado desde a formação dos primeiros museus públicos, no século XVIII.

A criação das bibliotecas de museus ficou a dever-se à necessidade de pesquisa sobre o espólio museológico que era adquirido, e daí, a carência de adquirir documentos que sustentassem a investigação. Desta forma, as bibliotecas de museu formam desenvolvendo um tipo de atividade diretamente ligadas ligado aos bens culturais e ao acervo museológico, auxiliando com a documentação ligada ao mesmo.

É exemplo deste processo, a Biblioteca da Sociedade Martins Sarmento que se começou a construir desde a formação do museu, e, desde logo a receber um conjunto de doações de material bibliográfico que em parte teria ligação com as áreas museológicas como a arqueologia e a história. Com ligações tão próximas pode-se afirmar que as bibliotecas se tornam uma extensão do espólio museológico ao qual têm ligação, sendo uma das principais funções as relativas ao apoio da investigação, seja ela interna ou externa (Marques, 2010, p.35).

Todavia, conforma a definição adotada pelo Instituto Português dos Museus em 2004, um museu é uma instituição de caráter permanente, com ou sem personalidade jurídica, sem fins lucrativos, dotada de uma estrutura organizacional que lhe permite: a) garantir um destino unitário a um conjunto de bens culturais e valoriza-los através da investigação; b) facultar o acesso regular ao público e fomentar a democratização da cultura, a promoção da pessoa e o desenvolvimento da sociedade.

O espólio que contém um museu é constituído por objetos físicos, bi/tridimensionais de valor patrimonial (que se encontram registados, inventariados e catalogados), sendo que os documentos escritos ou registados estão em bibliotecas ou em arquivos. Sendo um museu um elemento cultural e artístico, a sua principal função passa pelo aumento do conhecimento sobre o espólio exposto de uma forma mais descontraída, tendo este também um caráter de entretenimento (Marques, 2010, p.30).

Na opinião de Helena Marques um arquivo é um sistema de informação que conserva os registos produzidos em contextos institucionais sob o princípio da manutenção da integridade do corpo de registos como originalmente foi criado pelo individuo ou instituição que os produziu (2010, p.37). O princípio descrito designa os métodos de organização dos documentos em determinados fundos, que por sua vez se dispõem pela funcionalidade e caraterísticas da entidade que os gerou. As principais funções desta entidade passam pela reunião de um conjunto de documentos impressos, manuscritos e até audiovisuais que têm como fim provar e testemunhar algo jurídico, administrativo e legal.

Nas três instituições anteriormente descritas, regista-se do levantamento exaustivo dos acervos que possuem, através de métodos de catalogação e inventariação que implicam a aplicação de princípios de classificação e descrição distintos. São organizadas em coleções com o objetivo da sua melhor gestão através das perspetivas de preservação e conservação, fundamentais para que a história associada a cada objeto, seja ele pertencente a um museu, biblioteca ou mesmo a um arquivo, possa ser conhecida de geração em geração (Marques, 2010, p. 28-29).

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